Как да извика имейл в Outlook

Имали ли сте някога това чувство веднага щом изпратите съобщение или имейл, че сте казали грешното нещо? Не си сам. Имейлът е изключително допълнение към административния арсенал, но не всичко добро може да дойде от нещо толкова мигновено. За щастие Outlook на Microsoft има функция, която може да предотврати това. Освен това, докато повечето доставчици на имейли предлагат услуги за изтегляне, за да ни спасят от самите нас, Outlook може просто да ги изпрати всички в публикацията. С припомнянето има начин да получите изпратения имейл обратно, преди някой да го види.

Защо може да трябва да извикам имейл?

Има много причини, поради които може да се наложи да си припомните имейл. Може би сте изпратили фактура на клиента си, преди да е завършена, или може би сте я изпратили на грешен клиент. Може дори да сте изпратили служебен имейл на приятел или обратно. Колкото и да звучи предотвратимо, това също е нещо, което всички сме правили в един или друг момент. Особено в сегашния климат, където повечето от имейлите ни са написани на нашите телефони, вероятно в рамките на минути след събуждането. Както повечето неща в интернет: случва се.

Винаги ли работи извикването на имейли?

За съжаление, извикването на имейл не винаги работи. Всъщност има само няколко строги обстоятелства, при които извикването на имейл действително ще работи. Едно от най-важните условия, особено когато използвате Outlook, е, че другият човек също трябва да го използва. Ако получателят на имейла, който току-що изпратихте, използва друга услуга или чете имейлите си на своите смартфони, това няма да работи. Освен това и двете страни трябва да използват акаунт в Exchange и да са в една и съща организация. Ако не, припомнянето просто няма да работи.

Има ли други опции за изтегляне?

Има начини да заобиколите процеса на изтегляне, ако наистина трябва. Например, можете да помислите за настройка на начин за забавяне на вашите имейли. По този начин имейлите, които изпращате, няма да бъдат изпратени веднага, което ще ви даде време да промените решението си. Въпреки че забавянето на имейл е чудесен инструмент, винаги има шанс да забравите да го направите. След това можете да опитате да си припомните имейла, давайки ви втори шанс.

Как мога да разбера дали имейлът е извикан?

Ако сте имали възможност да извикате имейла си в Outlook, ще получите известие по имейл, че е изтеглено успешно. Оригиналният имейл, който сте изпратили на получателя, ще бъде заменен с новия. Освен това получателят не трябва да може да каже, че сте използвали извикване. Въпреки това, в някои ситуации получателят ще бъде уведомен, че имейл е изтеглен. Въпреки че това може да предизвика любопитство, винаги можете просто да им кажете защо. Вероятно са били точно във вашата позиция.

Каква е разликата между забавяне и извикване на имейл?

Поради това колко придирчиво може да бъде изтеглянето на имейли, забавянето на имейлите ви може да е по-добър вариант. Забавянето ви дава двеминутен прозорец, за да оттеглите изходящия имейл, преди да бъде изпратен. Това може да осигури различен, малко по-успешен начин да се гарантира, че грешното съобщение няма да отиде до грешните хора. С изтеглянето няма забавяне. Всъщност всичко е игра на късмета.

Как да извика имейл в Outlook

Действителният процес на извикване на имейл в Outlook е доста прост. Ако оставите възможностите да не работи на една страна, технически е толкова просто, колкото щракване върху бутон.

1. Отворете папката „Изпратени“.
2. Намерете имейла, който искате да извикате
3. Щракнете двукратно върху имейла, за да го отворите
4. Уверете се, че сте в раздела „Съобщение“.
5. Отворете менюто „Действия“.
6. Щракнете върху „Извикване на това съобщение...“

Забележка: Ще видите опцията за извикване на съобщението само ако имате акаунт в Exchange.

След като направите тези стъпки, ще видите прозореца за извикване. Това ще ви позволи да избирате между изтриване на оригиналното копие на имейла или замяната му с правилното.

Как да отложите съобщение в Outlook

Тъй като забавянето на съобщение в Outlook ще ви даде по-голям шанс да избегнете злополуки, може би си струва да разгледате това. Ако зададете забавяне или насрочите имейла, ще можете да го редактирате, преди да бъде изпратено.

1. Когато съставяте имейла си, щракнете върху „Още опции“ от групата „Маркери“.
2. Отидете на „Опции за доставка“
3. Изберете „Не доставяйте преди“
4. Задайте дата и час, когато искате съобщението да бъде изпратено
5. Щракнете върху 'Затвори'

След като изпратите имейла, той ще остане в изходящата кутия, докато бъде насрочено за изпращане. Можете също да промените кога искате съобщението да бъде забавено по-рано.

Как да забавите всички доставки по имейл

Има и начин да забавите всяко изходящо съобщение от този момент нататък.

1. Щракнете върху 'Файл'
2. Отидете на „Управление на правилата и сигналите“
3. Щракнете върху „Ново правило“
4. В първото поле („Изберете шаблон“) кликнете върху „Прилагане на правилото към съобщенията, които изпращам“
5. Натиснете 'Напред'
6. В списъка „Избор на условие(а)“ поставете отметка в квадратчетата за опциите, които искате да активирате
7. Под „Избор на действие(я)“ изберете „отлагане на доставката с определен брой минути“
8. В полето „Редактиране на описанието на правилото“ щракнете върху „брой от“ и изберете колко минути искате да бъде закъснението
9. Щракнете върху 'OK'
10. В полето „Посочете име за това правило“ дайте име на новото си правило (напр. забавяне)
11. Кликнете върху квадратчето за отметка „Включване на това правило“.
12. Натиснете „Край“

От този имейл нататък всичките ви имейли ще бъдат забавени с до 120 минути.

Кои други услуги предлагат изтегляне по имейл?

Освен Outlook, няколко други уеб-базирани имейл услуги също предлагат изтегляне. Въпреки това, шансовете за извикване с Outlook са по-големи от всички. Gmail и Zoho Mail предлагат възможност за извикване на имейли. Въпреки че вероятно не е толкова добър като Outlook, всеки има своите плюсове.

Има ли услуги на трети страни, които да използвате?

Колкото и полезно да е извикването на имейл, няма ползи да разчитате на него. Има услуги на трети страни, които могат да спрат изпращането на имейли до грешните хора. Използвайки машинно обучение и анализ на големи данни, тези услуги могат да използват предишни модели на имейли, за да идентифицират имейл, който иначе би бил изпратен за изтегляне. Три от най-добрите са NeoCertified, Egress и Paubox.