Когато помислите колко много технологии има в наши дни, от текстови съобщения до емотикони до Facetime, не е изненада, че изкуството на писането на писма е минало по пътя на коня и бъгито. Въпреки това официалните писма все още са необходими за някои специфични кръгове и обстоятелства. От кандидатстване за работа в колежи до общуване с онези малцина, които все още се отнасят сериозно към формалностите в този смел нов свят. По-долу са някои полезни инструкции за това какво се изисква при писане на официално писмо, така че да могат да се запазят както формалността, така и професионализма от момента, в който лицето го получи и прочете.
Хартията
Първото нещо, което трябва да вземете предвид, когато пишете официално писмо, е хартията, върху която писмото е написано. Това е, което първоначално разделя официалното писмо от стандартното писмо повече от всичко друго: усещането и дебелината на хартията. Обикновената бяла компютърна хартия теоретично може да бъде приемлива, но истинската формалност и грижа могат да бъдат предадени с хартия, която е по-дебела и има уникален почти бял цвят и фин модел. Разбира се, това ще струва повече за закупуване, но ще измине дълъг път, когато направи първо впечатление на читателя на самото официално писмо.
Бланки от някакъв вид
Не само цветът и наличността на самата хартия правят силно първо впечатление с официалното писмо, но и използваната бланка. Цветни линии, проектирани символи, брандиране или просто атрактивно представено име в горната част на страницата или покрай границите на страницата създава незабавно усещане или формалност у читателя. Това ще бъде още една допълнителна цена, но ще отиде още по-далеч в сферата на формалността и ще си струва разходите, ако това е нещо, за което читателят на писмото се интересува.
Адреси
Адресите не са предназначени само за пликове при писане на официални писма - те са и за горната част на самото писмо. Започвайки в горния десен или ляв ъгъл е вашето име и адрес. Това също може да бъде част от бланка по-горе. Под вашия адрес, както и да решите да го представите, е името и адресът на лицето, на което изпращате официалното писмо. Ако това не бъде направено, то незабавно няма да се квалифицира като официално писмо, въпреки че може да изглежда ненужно.
Датата
Друга малка, но критична част от официалното писмо е добавянето на датата към него след адресите. Това обикновено трябва да е от противоположната страна на страницата от мястото, където са добавени адресите. Датата трябва да бъде, когато писмото е написано и месецът винаги трябва да бъде изписан, докато дните и годината трябва да бъдат представени цифрово.
Официален поздрав или поздрав
Всяко официално писмо трябва да започва с официален поздрав или поздрав. Сега има специфични правила и за това. Въз основа на това дали познавате лицето, на което пишете писмото лично или по неговото име. Ако не познавате лицето, на което пишете официалното писмо, тогава началният поздрав ще бъде „Уважаеми господине или госпожо“. Ако познавате човека, вие пишете писмото до; началният поздрав ще бъде „Уважаеми г-н/госпожо/госпожо” и фамилното име, с което минават. Разбира се, това означава, че трябва да знаете дали са женени или не. Не разбирайте погрешно формалността и започнете лошо в писмото си.
Тялото на писмото
Тялото на писмото може да бъде каквото искате да бъде, що се отнася до темата. Трябва обаче да е написано в официален стил, който да не е обиден или директно обиден. Ако има някакъв шанс това да е така в писмото, което пишете. Освен това трябва да има правилен правопис и граматика навсякъде.
Писане срещу ръкопис
Писането обикновено е предпочитаният и по-често срещан начин за писане на официално писмо. Това се дължи на лекотата и липсата на страхотни ръкописни умения в наши дни. Ако случайно имате страхотни умения за писане и време и енергия, за да напишете писмо, неговата формалност ще бъде много по-висока от всички други официални писма, които повечето хора получават. Освен ако, разбира се, имат и страхотен писане.
Изберете формален шрифт
Ако решите да напишете официалното си писмо, както повечето хора, уверете се, че сте избрали правилния шрифт. Не избирайте нещо шантаво, като comic sans или нещо, което изглежда анимационно. Вие и вашето официално писмо незабавно ще бъдете взети по-малко сериозно, дори ако написаното е фантастично и дълбоко. Това е лесен начин да направите лошо първо впечатление.
Край на писмото
Когато приключите с писането на писмото, завършването му става една от най-важните части. Има няколко различни края, които можете да изберете, като започнете с окончателния поздрав. Ако не знаете името на човека, формалности като Ваши, Верни или Най-добри или просто Ваши, ще са достатъчни. Ако знаете името на човека, формалности като С уважение или Вашият приятел ще работят добре. След това трябва да подпишете името си с мастило, ако пишете буквата и под подписа да поставите въведеното си име. Ако пишете писмото на ръка, отпечатайте името си под подписа, за да е ясно от кого е писмото.
Пликът, адресът и марката
Технически пликът, адресът и печатът са първото впечатление, което ще бъде направено на този, който получава официалното писмо. Въпреки че няма нищо общо с самото писане на официално писмо. Въпреки това, ако искате да направите възможно най-доброто впечатление от писмото, трябва да закупите добър плик, хубава и уникална пощенска марка и отличен официален шрифт или шрифт на адреса. Това ще гарантира, че всеки, който получава писмото, ще има официално преживяване от момента, в който го получи.